Personvernerklæring

Sist oppdatert: 2023-09-20

Brukerens rettigheter

Brukeren har, jfr. Personopplysningsloven artikkel 15-21, rettigheter i forbindelse med bruken av personopplysninger. I forbindelse med UKAs behandling av personopplysninger kan du ha rett til å be oss:

• Gi deg ytterligere informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
• Slette dine personopplysninger før vår sletteprosess, som er beskrevet under, inntreffer.
• Begrense eller stoppe behandlingen av dine opplysninger.
• Trekke tilbake eventuelle samtykker du har gitt oss.
• Gi deg en kopi av personopplysninger om deg.
• Oppdatere dine personopplysninger.

Hvis du mener vi behandler personopplysninger i strid med Personopplysningsloven har du rett til å klage til Datatilsynet. Mer informasjon om dette finnes på Datatilsynet sine nettsider. Før du eventuelt gjør dette vil vi gjerne at du tar kontakt med oss, slik at vi kan besvare dine spørsmål eller oppklare eventuelle misforståelser.

Informasjon om bildetaking

Det kan bli tatt bilder og video på Samfundet og i Dødens dal til bruk i sammenheng med promotering og dokumentering av aktiviteten under UKA. Dersom du har spørsmål eller henvendelser knyttet til dette, kan du rette dem til nestleder-pr@uka.no. Om du ønsker et bilde fjernet fra foto.samfundet.no kan du henvende deg direkte til Fotogjengen på fg-arkiv@samfundet.no.

Behandlingsansvar

UKA er behandlingsansvarlig for all data som samles inn på uka.no hvis ikke annet er beskrevet her.

Kontaktinformasjon

Har du spørsmål om personvern på uka.no kan du sende en epost til personvern@uka.no.

Endringer i personvernerklæringen

Dersom det innføres betydelige endringer i personvernerklæringen, vil alle eksisterende samtykker invalideres.

Data som samles inn

Ingen data som samles inn på uka.no blir delt med en tredjepart utover det som er beskrevet her, med mindre det er påkrevd av norsk lov. Detaljer rundt innsamlet data er gitt under.

Billettkjøp

Ved billettkjøp prosesseres kortnummer og CVC2 i et PCI DSS-sertifisert miljø som driftes av Stripe. Om du ønsker å lese mer om hvordan Stripe behandler persondata, se Stripe sin personvernerklæring. Selv lagrer vi de siste fire sifrene i kortnummeret, hva som er kjøpt, IP-adresse, nettleserversjon og epostadresse. Dette lagres i fem år i henhold til bokføringsloven. Personinformasjonen vi lagrer er tilgjengelig for personer i UKA som bedriver billettsalg, kundestøtte for billettsalg, markedsanalyse eller utvikling i de tekniske systemene.

Sporingsverktøy

Vi benytter oss av datainnsamlings- og analyseverktøyet Matomo Analytics. Dersom du samtykker til det, vil verktøyet samle informasjon om ditt besøk på uka.no. Dette gir oss statistikk som gjør det lettere å målrette markedsføringen vår. I tillegg til databehandlerene nevnt under, er informasjonen tilgjengelig for personer i UKA som bedriver markedsanalyse eller utvikling av nettsiden. Du kan når som helst gi eller trekke ditt samtykke ved å navigere til bunnen av denne siden.

Matomo Analytics

Vår relasjon til Matomo som databehandler reguleres av vilkår for bruk av Matomo Analytics (2023-06-04). Data vi samler inn blir behandlet av InnoCraft Ltd, og er styrt av Matomo’s Databehandlingsavtale for Skyen. Hovedelementene i relasjonen er:

• InnoCraft er underlagt personvernforordningens bestemmelser.

• Matomo Analytics samler informasjon om IP-adresse, nettsted, forrige nettsted, tidspunkt for besøk, besøksstart, besøksslutt, trykk på linker som videresender til eksterne nettsteder og omtrentlig posisjon, samt informasjon om nettleseren. Innsamlet data korreleres med unike identifikatorer for å bygge en profil av brukeren. Du kan lese mer om hva Matomo Analytics samler inn, og hvorfor her.

• UKA eier all data samlet inn. InnoCraft har ingen rett til å bruke data som samles inn til egne formål.

• InnoCraft benytter seg av noen få underleverandører, som er underlagt de samme betingelsene som InnoCraft er i databehandlingsavtalen.

Opptak

Hvilke data samles inn

• All data som fylles inn av brukeren under søknadsprosessen lagres. Dette innebærer kontaktinformasjon for å kunne kommunisere med søkeren og informasjon relatert til selve søknaden for å kunne gjennomføre intervjuprosessen.

• Det samles inn data om hvilken skole søkeren går på. Dette samles inn for å føre statistikk over søkertallene for hver skole slik at vi kan sørge for at alle studenter får tilstrekkelig informasjon om opptakene til UKA, uavhengig av hvilken skole de går på.

Hvor lagres dataene

• Persondata tilknyttet søknadsprosessen oppbevares primært på tjenere administrert av IT-komiteen på Studentersamfundet.

Hvem har tilgang til dataene

• Persondata gjøres tilgjengelig for utvalgte frivillige i UKA som fordeler søknadene eller utvikler søkesystemet. Også frivillige som er med i intervjuprosessen vil få tilgang til persondata.

• Tilganger til denne dataen administreres av IT-Komiteen og HR.

Når og hvordan slettes dataene

• All persondata vil slettes fra UKAs interne systemer innen én uke etter at opptaket er ferdigstilt. Merk at data kan bli liggende i backupsystemer i inntil 3 måneder etter sletting.

Innslipp

Hvilke data samles inn

• All data som fylles inn av brukeren under søknadsprosessen lagres. Dette innebærer personlig informasjon om personene det søkes innslipp for og kontaktinformasjon til personen som sender inn søknaden slik at vi kan kommunisere med søkeren. Denne dataen samler vi inn for å kunne gjennomføre innslippet.

• Innslippssøknader rangeres ut ifra søknadens G-/H-helgs poengsum. Derfor samles det også inn infomrasjon om avgangsår og/eller poengsum og poengberegning.

Hvor lagres dataene

• Persondata tilknyttet søknad om innslipp oppbevares primært på tjenere administrert av IT-komiteen på Studentersamfundet.

Hvem har tilgang til dataene

• Persondata gjøres tilgjengelig for utvalgte frivillige i UKA som fordeler innslippstilganger eller utvikler søknadssystemet.

• Tilganger til denne dataen administreres av IT-Komiteen.

Når og hvordan slettes dataene

• All persondata som er samlet inn i forbindelse med innslipp vil bli slettet fra UKAs interne systemer etter at UKA er over. Frist for sletting er 7. november det året UKA arrangeres. Dette skjer ved at vi tømmer produksjonsdatabasen for persondata. Merk at data kan bli liggende i backupsystemer i inntil 3 måneder etter sletting.

Pakketilbud

Hvilke data samles inn

• All data som fylles inn av brukeren under bestilling av pakketilbud blir lagret. Det omfatter kontaktinformasjon for å kunne kommunisere med brukeren og bostedsadresse for å kunne sende faktura. Vi lagrer også bestillingsdetaljer, inkludert matallergier og andre spesielle behov, for å kunne arrangere pakketilbudet brukeren ønsker.

• For bestillinger under G-/H-helg samles det inn henholdsvis avgangsår og studieretning eller poengsum og poengbeskrivelse. Bestillinger for disse datoene innvilges rangert etter G-/H-helgs poengsum.

Hvor lagres dataene

• Persondata tilknyttet bestillinger av pakketilbud oppbevares primært på tjenere administrert av IT-komiteen på Studentersamfundet. Videre eksporteres deler av persondataen og flyttes over i regneark underlagt Google Suite. Dette betyr at dataen faller inn under Google Suite sine retningslinjer for personvern.

• Persondata som brukes til opprettelsen av fakturaer vil bli eksportert til regnskapsprogrammet Visma. Dette gjelder fornavn, etternavn, epostadresse, telefonnummer, adresse, postnummer og bestillingsdetaljer.

Hvem har tilgang til dataene

• Persondata gjøres tilgjengelig for utvalgte frivillige i UKA som bruker dem til å arrangere pakketilbud og utvikle bestillingstjenesten. Persondata deles aldri med en tredjepart utover det som er beskrevet her.

• Tilganger til data som er lagret i internsystemer blir administrert av IT-komiteen, og regnearkene oppbevart på Google sine tjenere adgangsbegrenses med Google Sheets sitt invitasjonssystem. Det innebærer at man må inviteres eksplisitt av selskapssjef eller regnskapssjef for å få lesetilgang, noe som bare gis dersom det er nødvendig for å arrangere pakketilbud.

Når og hvordan slettes dataene

• Når UKA er over vil all persondata bli slettet fra UKAs interne systemer og fra Pakketilbud-gjengen sine regneark som oppbevart på tjenere drevet av Google. Siste frist for sletting av data er 1. november året UKA arrangeres. Dette skjer ved at produksjonsdatabaser tømmes for data og at regnearkene på Google sine tjenester blir slettet eller anonymisert. Merk at data kan bli liggende i backupsystemer i inntil 3 måneder etter sletting.

• Regneark som behandles av Regnskaps-gjengen og oppbevares på tjenere drevet av Google vil anonymiseres innen den 31. mai året etter at UKA er arrangert.

• Data som er lagret i Visma vil bli lagret i 5 år i henhold til Bokføringsloven.

UKEApp

Hvilke data samles inn

• Bilder som blir lastet opp av brukeren.

• Mailaddresse og fullt navn blir hentet fra brukerens Google Workspace konto.

Hvor lagres dataene

• All data som lagres i appen oppbevares i skyen levert av AWS, nærmere bestemt på en server i Tyskland. Du kan lese mer om AWS her.

Hvem har tilgang til dataene

• Dataene administreres av gjengen Digital Innovasjon i UKA. Enkelte UKEfunker kan gis tilgang ved behov for analyser.

Når og hvordan slettes dataene

• All data som lagres i appen vil bli slettet i etterkant av UKA, senest den 31. November. Dette gjøres ved at produksjonsdatabasen tømmes.

• Du kan når som helst sende mail til app@uka.no og be om at all data om deg slettes umiddelbart.